Kendi şirketini kurmak birçok kişinin hayalidir, fakat bu hayale ulaşmak için gerçekleştirilmesi gereken birçok kafa karıştıran prosedür vardır. Şirket kurmaya karar vermek her ne kadar büyük bir adım gibi görünse bile kuruluş işlemlerinin mevzuata uygun şekilde nasıl yapılacağı, girişimciler üzerinde çok büyük bir stres yaratır. Açılacak olan şirketin türünün seçilmesi, kuruluş işlemleri, mali mevzuatlara uygunluğun sağlanması gibi konular zorlu bir süreçtir. Ve doğru yönlendirilmediği takdirde daha işin başında karşılaşılan zorluklar kişileri yıldırabilir. Bu süreci daha kolay ve sağlıklı aşabilmek için bir uzmandan yardım alarak adım adım şirket kuruluşunu beraber yapmak en doğru karardır. Aşağıda bir şirket kurarken izlenecek yollar konusunda detaylı bilgiler bulunmaktadır:

Uzman Bir Mali Müşavirle Sözleşme

Herkesin her konuda profesyonel olması elbette beklenemez. Şirket kurma aşamasında bu gerçekten yola çıkarak tüm bu sürecin yönetilmesine yardımcı olacak bir mali müşavir ile anlaşma yapmak, alınacak en akıllıca karardır. Hazırlanacak evraklar, çıkarılacak izinler, noter, tasdikler, değişen mevzuatlar işin içine girince bu işe yıllarını vermiş profesyonel bir kişisizi en doğru şekilde yönlendirecek mercidir. Ayrıca vergi avantajları ve KOSGEB destekleri gibi daha pek çok konuda da size yardımcı olacak olmalarıatlanmaması gereken bir konudur. Bunun yanında şirketin çalışma döneminde şirketin faaliyetleri ile ilgili hesap işlemleri içinde kendisi ile sözleşme yapmak gerekmektedir. Bu aşamada şirket kurulumu işini yapan danışmanlık firmalarından da yardım alınarak belirli bir bedel karşılığı evrak ve prosedür yükünden kurtulmak mümkündür.

Şirket Türü Seçimi

Şirket türü seçimi konusu şirketin başlangıcının mihenk taşıdır diyebiliriz. Açılacak firmanın sermaye şirketi, şahıs şirketimi, anonim ya da limited mi olacağını belirlemek için tüm bu şirketlerin getirdiği sorumlulukların ve dezavantajların farkında olmak gerekir. Bu aşamada yapılacak işe ve sermayeye bağlı olarak hangi şirket türünde bir şirket kurulacağına karar vermek için derin bir araştırma yapmak gerekir. İşte bu etapta da aydınlanmak için mali müşavirin büyük etkisi olacaktır. Şirket türünün belirlenmesinden sonra noter, vergi dairesi, ticaret odası, bankalar, gümrük vb. resmi kurum ve kuruluşlarda yapılması gereken işlemler konusunda atılacak adımlar kısa kısa şu şekildedir.

Şirket Esas Sözleşmesi Hazırlanması, Noter ve Ticaret Sicil Onay Aşaması

Bir şirketin olmazsa olmazı olan esas şirket sözleşmesi; şirket unvanı, faaliyet konusu, şirketin merkezi, sermaye miktarı, payları, kurucu üyeler, kar dağıtım şekli, genel kurul toplanma şekli gibi en temel noktaların ortaklar arasında belirlendiği sözleşmedir. Sözleşme hazırlandıktan sonra internet üzerinden MERSİS (Merkezi Sicil Kayıt Sistemi) sistemine kaydı yapılır. MERSİS sisteminde esas sözleşme girişi yapılır ve takip numarası alınır.

Daha sonraki aşamada esas sözleşmenin aslı, MERSİS takip numarası ile beraber Ticaret Sicil Müdürlüğüne gidilerek 3 adet ana sözleşme, yetkili memurlar huzurunda ortaklarca imzalanarak tescillenir ve teslim alınır. Ayrıca bunun yanında şirket temsilcisi tescil talepnamesi (imza beyannamesi) hazırlattırılır. Ve vergi dairesine işe başlama bildirimi aşaması iletilmek üzere noterden onaylı kimlik sureti düzenletilmesi gerekmektedir.

Vergi Dairesi Süreci ve Banka Sermaye Blokaj Süreci

Şirket kurma işlemlerinde diğer önemli işlemlerden biri de vergi numarası alma işlemidir. Şirketin merkezine yakın vergi dairesine, ana sözleşme ve vergi numarası talebine ilişkin hazırlanan dilekçe ile başvuruda bulunmak gerekir. Alınan potansiyel vergi numarası ile bundan sonraki aşamada bankada sermaye blokajı oluşturulur. BU blokeyi oluşturmak için alınan vergi numarası ve ana sözleşme ile beraber bankaya gidilip kobi müşteri temsilcisi ile görüşülmesi gerekmektedir. Bu blokaj miktarı anonim için en az sermayenin 1/4’ü iken, limited şirketler için bu zorunluluk yoktur. Paranın hesaba yatırılmasından sonra dekont ve blokaj ile ilgili evraklar bankadan alınır ve birer kopyası ticaret sicil müdürlüğüne verilir.Daha sonraki aşamalarda bloke edilen bu miktar şirket kuruluş tescilinden sonraki işlemlerde kullanılmak üzere açılacak şirket hesabına aktarım yapılabilir.

Şirket Kuruluş Evraklarının Ticaret Sicile Teslimi

Şirket kuruluşu işlemleri, Mersis sistemine kayıt ile başlayarak sonrasında toparlanan tüm evrakların ticaret sicile teslimi ile devam eden bir süreçtir. Ticaret sicile evrak tesliminde istenilen harçların hemen yatırılması gerekmektedir. Bu evrakların teslimi için bazı ticaret odalarından randevu alınması gerekebilir. Bu aşamaya gelinceye kadar toparlanan evraklar şu şekildedir:

• Mersis ekran çıktısı
• Noterden onaylatılmış 3 adet ana sözleşme
• Ortakların ticaret sicile gelmediği takdirde vekâleti
• Fotoğraflı oda kayıt beyannamesi
• 3 adet şirket kuruluşu başvuru formu
• Kurucu ortaklarla ilgili bilgi formu
• Sermaye blokajına dair banka yazısı
• Rekabet Kurumu payı ile ilgili banka dekontu
• 2 Adet şirket yetkili imza beyanı

Yapılan başvuru onayı alındıktan sonra sicil tasdiknamesi, tescil yazısı ve faaliyet belgesi alınmalıdır. Ayrıca tescilden sonra yasal olarak istenen tüm defterin noterden tasdikleri yaptırılmalıdır.

İmza Sirküleri Çıkarılması

Ticaret sicilden tescil alındıktan sonra tüzel bir kişilik kazanan şirket yetkilisinin, şirket unvanı adı altında atacağı imza örnekleriyle imza sirküleri noterde hazırlattırılmalıdır. Bu imza sirküleri şirket adına yapılacak olan tüm faaliyet ve işlemlerde kullanılmaktadır.

Defter Tasdiklerinin Yaptırılması

Şirketler; işletme yapılarına göre her bir faaliyet döneminde mali ve iktisadi durumlarını, alacak ve borçlarını belgelendirmek için yasaların zorunlu kıldığı defterleri tutmak zorundadırlar. Tutulacak olan bu defterler şirket türüne göre mevzuata uygun şekilde kuruluş aşamasında ticaret sicilde tasdik ettirilmesi gerekmektedir. Ticaret sicil bu defterlerin tasdik işlemlerine dair şu bilgileri elektronik ortamda Maliye bakanlığına iletme zorunluluğu mevcuttur.

• Mükellefin unvan, vergi kimlik numarası, vergi kimlik numarası bilgileri
• Tasdik edilen defterin türü, kullanılacağı hesap dönemi bilgileri
• Tasdik işlemine ait, tasdik numarası, tasdik tarihi bilgileri
• Tasdik işlemini yapan görevliye ait, adı soyadı, unvan bilgileri

Vergi Mükellefiyeti ve İşe Başlama Bildirimi

Bu süreçte vergi dairesine müracaat edilerek vergi mükellefiyeti alınması sürecinde istenen evrakların ibrazı yapılmaktadır. İstenen evrakların ibrazı yapıldıktan sonra vergi daire tarafından şirkete yoklama ziyareti yapılır. Yoklama esnasında tutulan tutanak şirket yetkilisi tarafından imzaya alınır. Bu tutanak sonrasında vergi levhası talep edilebilir. Şayet şirketin bir mali müşavirle sözleşmesi varsa mali müşavir yetkisini kullanarak yoklama beklenmeden de vergi levhası talebini onaylayabilir. Bu yüzden kuruluş sürecine başlarken bir mali müşavirle başlamak her zaman daha sağlıklı ve pratik olmaktadır. Müracaatta vergi dairesinin istediği evraklar şu şekildedir:

• İşe başlama formu
• Şirket imza sirküleri
• Ticaret sicil tasdiği
• Ortakların ve imza yetkilisinin nüfus cüzdanlarının onaylı sureti veya aslı
• Ortakların ve imza yetkilisinin ikametgâh suretleri
• Şirket merkezine dair kira kontratı veya tapu fotokopisi
• Ticaret sicil tescilli esas şirket sözleşmesi

Banka Sermaye Blokajı Çözme Süreci

Kuruluş aşamasında bankada bloke edilen sermaye tutarı bu süreçlerden sonra blokesi çözdürülerek kullanılabilir. Bu çözme işlemi için yapılırken Ticaret sicilden alınan tescil belgesi ile beraber ilgili bankanın Kobi danışmanı ile görüşme yapılır. Tüzel bir kişilik kazanan şirkete dair ticaret sicilden alınan yazı, imza sirküleri, esas sözleşmenin yayınlandığı resmi gazetenin bankaya sunulmasından sonra bloke olan miktar çözülerek hesaba geçmesi sağlanır.Kuruluşu tamamlanan şirkette şayet personel çalıştırılacaksa girişlerinin yapılması için Sosyal Güvenlik Kurumu(SGK) müracaat edilmesi gerekmektedir. Müracaatta istenen evraklar şu şekildedir:

• İşyeri bildirgesi
• Ticaret Sicili Gazetesi
• İmza sirküleri
• Vergi levhası
• Varsa iş sözleşmesi

Bundan sonraki süreçte SGK’na çalışanlar ile ilgili bildirgeler verilmesi gerekir. SGK’na bildirim hizmetleri sözleşmeli mali müşavir tarafından kullanıcı şifresi ile yapılmaktadır.

Sanayi Odası İşlemleri

Kuruluş gerçekleşen şirket şayet sanayici ise sanayi odasına kaydını yaptırması gerekmektedir. Sanayi odasına başvuruda istenen evraklar şu şekildedir:

• Başvuru Formu
• Sicil Gazetesi
• Yetkili imza Sirküleri
• Noter onaylı esas sözleşme
• Şirket ortaklarına ait nüfus cüzdanı suretleri
• Şirket ortaklarına ait ikametgâh raporları

Belediye İşlemleri

Kurulan şirketin faaliyet gerekliliğine göre ilgili belediyeye başvuru da bulunması ve ruhsat talep edilmesi gerekir. Belediye hizmetlerinden faydalanabilmek için belediye de yapılması gereken bazı işlem ve alınması gereken izinler söz konusudur. Bu işlemlerinde en kısa zamanda muhakkak tamamlanması gerekmektedir. Kira kontratı veya tapu sureti, ticaret odası kayıt sureti ve vergi levhası ile birlikte gidilerek işyeri açma ve izin ruhsatını çıkartılır ve bu esnada çevre temizlik vergisi yatırılır.

Ticari Faaliyet Başlangıç Süreci

Şirket işleyişi için tüm bu mevzuat ve prosedürler yerine getirildikten sonra, şirket kurulumu tamamlanmış olur ve şirket ticari faaliyetlerine başlayabilir. Ticari faaliyetlerde kullanılacak olan makbuz, fatura, kaşe, tahsilat ve tediye makbuzları gibi ihtiyaçların da faaliyet öncesi matbaadan bastırılarak hazır edilmesi ile başlangıç için gereken prosedürler kısmen tamamlanmış olacaktır. Artık kurulan bu yeni şirket, hedeflediği başarıya ulaşmak için gereken plan ve faaliyetlerine başlayabilecek konumdadır.